Zeiterfassung

Bedeutung einer korrekten Arbeitszeiterfassung:

In nahezu jeder Organisation wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter genau erfasst. Auch Freiberufler sind darauf angewiesen, dass die von ihnen gearbeitete Zeit akkurat verzeichnet wird. So dient die erfasste Arbeitszeit als Grundlage für das Auszahlen einer leistungsgerechten Vergütung. Falls diese Grundlage wegfallen würde, wäre der Umfang der zu vergütenden Arbeitsleistung schwer zu beziffern, was zu komplexen Konflikten zwischen den Vertragspartnern führen könnte. Des Weiteren dient eine authentische Arbeitszeiterfassung der Einhaltung des Arbeitsrechts. So stellt die Zeiterfassung als Kontrollinstrument sicher, dass z. B. nicht zu viele Überstunden aufgenommen werden oder die Pausen zu kurz ausfallen. Dem Arbeitgeber wird zudem die Möglichkeit geboten, die Motivation und die Arbeitsbereitschaft der Mitarbeiter zu messen. Hierdurch werden angemessene Beförderungen gefördert. Dem Unternehmen bzw. dem Freiberufler wird zudem die Möglichkeit erschlossen, genau zu analysieren, für welche Projekte wie viel Zeit verwendet wurde, sodass ein effektiveres Zeitmanagement möglich wird. Unternehmen können zudem einsehen, wie viel Personalaufwand in welchen Abteilungen verursacht wird.

Funktionsweise

Software zur Zeiterfassung ist in der gesamten Wirtschaftslandschaft weit verbreitet. Im Vergleich zum manuellen Verzeichnen der Arbeitszeiten fällt eine digitale Zeiterfassung nämlich praktischer und manipulationssicherer aus. Die Funktionsweise der Zeiterfassung Software gestaltet sich folgendermaßen:

1. Falls für mehrere Menschen die Arbeitszeit erfasst werden soll, muss zuallererst für jeden Mitarbeiter ein individueller Account erstellt werden. Für Freiberufler ergibt sich dieser Schritt.
2. Nun ist es in der Regel möglich, verschiedene Projekte zu kreieren, um den für diese Projekte entstehenden Arbeitsaufwand genau erfassen zu können. Auch können innerhalb dieser Projekte als Untereinheit Aufgaben hinzugefügt werden.
3. Nun kann die Arbeitszeit genau erfasst werden. Zu den erfassten Zeiten können in der Regel auch Kommentare hinzugefügt werden. Falls einem bei der Zeiterfassung ein Fehler unterlaufen ist, kann man in der Regel ohne große Probleme einen Antrag auf die Änderung der erfassten Zeiten stellen.
4. Die erfassten Zeiten können nun in Grafiken und Statistiken abgebildet werden. Hierdurch ist es einem (bzw. dem Vorgesetzen) möglich die gearbeitete Zeit genauer zu analysieren, um weitere Erkenntnisse zu erlangen. Insbesondere die Berechnung der in einer Woche bzw. in einem Monat gearbeiteten Zeit kann eine Orientierung schaffen, um bestimmten Zielen und Anforderungen gerecht zu werden.

Vorteile der Zeiterfassung

Akkurate Lohnauszahlung bzw. akkurate Rechnungserstellung

Durch eine akkurate Zeiterfassung ist es Unternehmen möglich, Mitarbeitern ein gerechtes Gehalt zu bezahlen, und Freiberuflern möglich, Kunden eine angemessene Rechnung zu stellen.

Projektmanagement

Durch eine projektspezifische Zeiterfassung kann der projektabhängige Arbeitsaufwand genau erfasst werden, wodurch Schlussfolgerungen auf das weitere Projektmanagement möglich werden.

Produktivitätssteigerung

Durch eine digitale Zeiterfassung sind Schlussfolgerungen auf die eigene Zeitnutzung und die eigene Produktivität möglich. In Bezug auf persönliche Ineffizienten durch z. B. langsames Arbeiten können Besserung versprechende Anpassungen vorgenommen werden.

Kommunikation des Fortschritts

Durch die zur Verfügung gestellten Statistiken und detailorientierten Analysen kann der eigene Fortschritt datenorientiert an den Vorgesetzten oder an externe Akteure kommuniziert werden.

Analyse der eigenen Kapazitäten

Durch eine genaue Zeiterfassung wird dem Arbeitenden deutlich, welche Kapazitäten er z. B. wöchentlich aufbringen kann, um sinnvoll und nachhaltig Wertschöpfung zu generieren, während gleichzeitig eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten wird.

Verbesserung der Profitabilität

Durch ein effektiveres Zeitmanagement und eine datenorientierte Auswahl an Projekten werden vorhandene Ressourcen effektiver verwendet und die Profitabilität steigt an.

Identifikation nicht registrierter Tätigkeiten

Oft schleichen sich in den normalen Arbeitsalltag Tätigkeiten ein, welche kaum registriert werden und somit unbewusst Zeit stehlen. Durch eine digitale Zeiterfassung wird dies registriert und kann in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden.

Kalkulation von Projektkosten

Durch die digitale Zeiterfassung ist es möglich, verlässlicher abzuschätzen, wie lange bestimmte Projekte dauern werden. Auf Grundlage dieser Einschätzung können dann fixe Preise definiert und an den Kunden weitergegeben werden. Dieser Vorteil gestaltet sich insbesondere für Freiberufler relevant.

Nachteile der Zeiterfassung

Gleichzeitig müssen folgende Nachteile in Kauf genommen werden:

• Beeinträchtigte Arbeitsmoral: Durch die Einführung einer Zeiterfassung Software kann es dazu kommen, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens dies als Zeichen von mangelndem Vertrauen interpretieren und sich zusätzlich unverhältnismäßig überwacht fühlen.
• Mikromanagement: Durch die Nutzung von Zeiterfassung Software entsteht das reale Risiko, dass man sich zu sehr mit kleinteiligen und weniger relevanten Angelegenheiten beschäftigt, anstatt sich vermehrt mit dem großen Ganzen zu beschäftigen.
• Ineffektive Zeitverwendung: Durch die Notwendigkeit, eine bestimmte Zeitspanne mit Arbeit zu füllen, kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter weniger relevante Tätigkeiten priorisieren, um das notwendige zeitliche Pensum zu verwirklichen, anstatt sich zu 100% auf die eigentliche Wertschöpfung zu konzentrieren und hierfür z. B. auch mal Pausen zu machen.

HitchDesk – Ein Softwareapplikation mit einer integrierten Zeiterfassung

Bei dem von TenMedia entwickelten umfassenden ERP System HitchDesk handelt es sich um eine umfassende Softwareapplikation, welche darauf ausgerichtet ist, die alltägliche Arbeit von Unternehmen, und Freiberuflern deutlich zu verbessern. Hierbei ist HitchDesk modular aufgebaut, wodurch den Nutzern die Freiheit verliehen wird, nur für die Nutzung von den Modulen zu bezahlen, welche sie auch nutzen. So haben die Nutzer z. B. die Wahl zwischen einem Ressourcenmanagement, einem Bewerbungsmanagement und Website Monitoring. Auch eine digitale ist in HitchDesk integriert. Über die angegebenen Kontaktdaten können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen!