Rechnungen schreiben Programm

Ob als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Privatperson – wer keine Kenntnisse im Bezug auf Rechnungen, Buchhaltung oder gar Mahnwesen hat und zum ersten Mal eine Rechnung schreiben muss, steht meistens vor vielen Fragen: Wie muss sie formal aussehen und was gehört inhaltlich in die Rechnung?

Vorgaben für Rechnungen

Das Umsatzsteuergesetz § 14 UStG legt die Pflichtangaben für Rechnungen fest. Sobald etwas fehlt, könnte eine Rechnung möglicherweise ungültig werden oder steuerrechtliche Probleme für beide Seiten entstehen. Zu den Pflichtangaben in Rechnungen gehören:

• Name, Adresse und ggf. Firmenname des Rechnungsempfängers
• Firmenname, Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Steuernummer oder USt-ID des Rechnungsstellers
• Datum der Ausstellung der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Artikel- oder Warenbezeichnung inkl. Mengenangaben oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Lieferungszeitpunkt oder Leistungsdatum oder der Hinweis, dass Liefer-/Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
• Sofern steuerpflichtig: Nettobetrag mit Steuersatz, Bruttobetrag und Umsatzsteuerbetrag
• Sofern umsatzsteuerbefreit: Hinweis, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird

Von der Umsatzsteuer befreit sind Privatpersonen und Kleinunternehmer nach Kleinunternehmerregelung § 19 UStG. Ob mit oder ohne Software - es sollte stets beachtet werden, dass Rechnungen gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, erstellt und aufbewahrt werden.

Und sind erst einmal die formalen und rechtlichen Fragen zum Thema offizielle Rechnung schreiben geklärt, ergibt sich schon das nächste Problem: Wie lässt sich eine Rechnung einfach, schnell und möglichst kostenlos erstellen? Gibt es ein gutes Programm zum Rechnungen schreiben oder ist Rechnungen schreiben ohne Programm möglich? Wir stellen die verschiedenen Möglichkeiten vor.

Rechnungen schreiben Vorlage

Wer eine Rechnung ohne Programm oder Rechnungssoftware schreiben möchte, findet im Internet eine Vielzahl an Vorlagen zum Rechnungen schreiben, kostenlos und kostenpflichtig. Oft liegen diese entweder als PDF vor, sodass sie mit einem Programm zur Bearbeitung von PDFs ausgefüllt werden können oder es handelt sich bereits um eine Word Vorlage für Rechnungen, die dann nur noch um die eigenen Angaben und Daten der Kunden ergänzt werden muss. Allerdings finden sich hier nicht selten Wasserzeichen oder andere Design-Elemente des Anbieters, die sich nicht entfernen lassen oder die die Rechnungsvorlage nur eingeschränkt individualisierbar machen. Außerdem ist das Nutzen einer Vorlage bei der häufigen Rechnungserstellung und wiederkehrenden Rechnungen sehr müßig. Beispielsweise muss die fortlaufende Rechnungsnummer händisch vergeben und eingetragen werden, was nicht nur aufwendig, sondern auch sehr fehleranfällig ist. Hier eignet sich ein einfaches Programm zum Rechnung schreiben besser. Kostenlos sind auch hier nur wenige, doch ein Vergleich der Anbieter lohnt sich.

Rechnungsprogramm

Es gibt unzählige große kommerzielle Programme für die Rechnungsstellung, zu den bekanntesten zählen Datev, Faktura Lexware bzw. Lexoffice, Wiso oder sevDesk als Software für Buchhaltung. Diese nutzen auch viele Steuerberater. Excel gehört nicht dazu, auch wenn viele Selbststädige, Freiberufler und selbst Unternehmen zunächst ihre Kalkulation in Excel machen oder auf Grundlage ihrer Belege oder anderen Nachweise Kosten errechnen und Ausgaben verwalten. Dieses Vorgehen erscheint auf den ersten Blick zwar einfach, ist jedoch im Gegensatz zu einer Software, die direkt für die Buchhaltung oder Rechnungsstellung ausgelegt ist, nicht besonders effizient. Viele sehen den Vorteil darin, offline arbeiten zu können. Doch auch mit einer anderern fest installierbaren Software kann die Rechnung offline erstellt werden. Außerdem hat ein Rechnungsprogramm eines großen Anbieters den Vorteil, dass es den gesetzlichen Vorgaben entspricht, sodass Rechnungssteller kein steuerrechtliches Vorwissen benötigen. Dies lassen sie sich aber auch etwas kosten. Rechnungsprogramm ist schließlich nicht gleich Rechnungsprogramm: Freeware und Open Source unterscheiden sich meist erheblich in ihrem Funktionsumfang von der kostenpflichtigen Rechnungssoftware. Oft ist es jedoch möglich, die Software vorher zu testen, sodass man nicht Gefahr läuft, diese ab dem ersten Tag der Nutzung bezahlen zu müssen und bei Nichtgefallen zu einer anderen Software wechseln zu können.

Doch werden alle angebotenen Funktionen auch für den individuellen Bedarf gebraucht? Oder ist das Programm für die einfache Rechnungserstellung möglicherweise sogar zu umfangreich und kompliziert? Dabei stellt sich zudem vor allem für Freelancer, Kleinunternehmen und KMU die Frage, inwiefern der Name von dem Rechnungsprogramm bzw. des Anbieters mitbezahlt wird und ob sich die hohen Ausgaben für Softwarelösungen mit dem Umsatz des Unternehmens rechtfertigen lassen. Zu Beginn reichen für diese Unternehmensgröße meist basale Funktionen und ein simples, aber gutes Programm zum Rechnungen schreiben aus. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist ein geeignetes Rechnungsprogramm jedoch auch wichtig für die ordnungsgemäße Abwicklung von Zahlungen. Wächst das Unternehmen und die Anzahl der Kunden und Aufträge, so wachsen auch die Anforderungen, sodass ein größerer Funktionsumfang nötig wird.

Manch günstiges oder kostenloses Rechnungsprogramm, welches zum Download und Installation auf einem Rechner zur Verfügung steht, bietet nach Lizenzerwerb oder einem In-App-Kauf solche zusätzlichen Funktionen an. In der Regel ist fest zu installierende Software zwar stabil, aber gleichzeitig sehr starr in ihrem Aufbau und daher nicht so leicht erweiterbar. Außerdem stellen Lizenzen nicht selten eine Investition für Unternehmen dar und erschweren einen schnellen und flexiblen Wechsel, falls die Software direkt oder nach einer Zeit testen nicht den Vorstellungen entspricht.

Ein Online Rechnungstool hingegen bietet aufgrund seines modularen Aufbaus mehr Flexibilität und weitere Vorteile.

Online Rechnungen erstellen

Wer flexibel bleiben, kollaborativ mit anderen Mitarbeitern oder Kunden zusammenarbeiten möchte und zudem in Sachen Datensicherung der Cloud mehr vertraut als dem internen Speicher eines einzelnen Rechners, ist mit einem Online Rechnungstool gut beraten.

Rechnungen online erstellen heißt in den meisten Fällen, dass die Daten der Rechnung über eine Eingabemaske einfach und schnell eingegeben und verarbeitet werden und später als Projekt, Vorlage oder fertiges Dokument in einem Nutzerkonto gespeichert werden, welches auf einer Cloud basiert. So können Nutzer ihre Rechnungen auf einen Blick sehen und verwalten. Die fertige Rechnung kann danach dennoch meist exportiert, heruntergeladen und auch lokal auf dem Rechner verwendet oder weiterverarbeitet werden (z. B. Ausdrucken oder manuell oder sogar automatisch per Mail versenden).

Ein Online Rechnungsprogramm bietet zudem den Vorteil, dass keine lange und speicherplatzraubende Installation nötig ist und man sofort mit der Rechnungserstellung beginnen kann. Auch Updates werden sofort von den Portalbetreibern implementiert und müssen nicht über einen App Store verwaltet werden. Alle erstellten Dokumente und Dateien sind sicher in einer Cloud gespeichert und sind jederzeit wiederverwendbar. Wer viel unterwegs ist, kann durch Online Rechnungsprogramme zudem jederzeit, an jedem Ort und mit jedem Gerät auf die eigenen Dateien und Daten zugreifen und sogar direkt mobil eine Rechnung für Kunden erstellen. Nicht selten gibt es auch hier Möglichkeiten, eine Rechnung automatisch zu erstellen.

Bekannte Anbieter sind hier Fastbill oder Billomat, die vor allem mit einer einfachen Bedienung und intuitiven Oberfläche punkten. Wer jedoch auf der Suche nach einem gratis Programm zum Rechnungen schreiben ist, wird auch hier nicht fündig, da nach einer kurzen Testphase selbst für die Basics monatliche Kosten anfallen.

Online Rechnungssoftware HitchDesk

Für die schnelle und einfache Rechnungserstellung bietet HitchDesk ein kostenloses Rechnungsmodul im Rahmen einer All-in-one-Lösung für den Büroalltag. Diese ist einfach über eine intuitive webbasierte Oberfläche verwendbar und nutzt hochwertige Technologien wie Blockchain im Hintergrund. Mit verschiedenen Features wie der Schnellrechnung kannst du Rechnungen im Handumdrehen erstellen. Außerdem können wiederkehrende Rechnungen ganz einfach angelegt und sogar automatisch per E-Mail versendet werden. Auch Angebote können erstellt werden. HitchDesk bietet über die Rechnungsfunktionen hinaus viele weitere Features wie die Arbeitszeiterfassung, Eventplanung und ein Bewerbungsmanagement. Diese Module können sich Selbstständige, Unternehmen, Steuerberater und Privatpersonen einfach nach dem HitchDesk-Prinzip individuell zusammenstellen.