Digitale Buchhaltung

Buchhaltung – Warum sie wichtig ist

Bei einem Unternehmen handelt es sich um einen komplexen Organismus. Es ist von zentraler Bedeutung, dass die Entscheidungsträger innerhalb des Unternehmens verstehen, wie der Status quo aussieht und welche Auswirkungen getroffene Entscheidungen auf das Unternehmen haben. Hierfür ist es notwendig, dass alle stattfindenden Geschäftsprozesse aufgezeichnet werden. Dies tut die Finanzbuchhaltung. Die Finanzbuchhaltung ermöglicht hierdurch einen Blick in das Unternehmen, macht zentrale Eigenschaften und Merkmale desselben deutlich, macht unternehmensinterne Zustände und Prozesse sichtbar und schafft somit ein Fundament, auf dessen Grundlage weiterführende Analysen durchgeführt und Entscheidungen getroffen werden können. Die Finanzbuchhaltung dient somit einer informierten und vernünftigen Entscheidungsfindung. Außerdem sind die Ergebnisse der Finanzbuchhaltung in der Regel für externe Investoren, Banken, die Mitarbeiter und den Staat relevant. Somit ist einer authentischen und akkuraten Finanzbuchhaltung ein hoher Stellenwert beizumessen.

Vorteile einer digitalen Buchhaltung

Die Übertragung der Finanzbuchhaltung aus dem analogen in den digitalen Bereich bringt die folgenden Vorteile mit sich:

Cashflow-Kontrolle

Die Liquidität eines jeden Unternehmens fußt auf den anfallenden Cashflows. Falls ein Unternehmen illiquide ist, läuft es Gefahr Insolvenz anmelden zu müssen. Deswegen ist es außerordentlich wichtig, dass die Cashflows eines Unternehmens dokumentiert und analysiert werden. Eine digitale Buchhaltung macht dies möglich.

Kostenkontrolle

Sowohl in Unternehmen als auch bei Selbstständigen und Freiberuflern kommt es oft dazu, dass Kosten in Kauf genommen werden, welche eigentlich gestrichen werden sollten. Hierzu kann es insbesondere dann kommen, wenn die anfallenden Kosten nicht sorgfältig kontrolliert werden. Eine digitale Buchhaltung erleichtert eine solche Kontrolle maßgeblich, indem alle anfallenden Kosten übersichtlich und strukturiert abgebildet werden.

Einblick in die Organisation

Eine digitale Buchhaltung hat zur Folge, dass zahlreiche unternehmensbezogene Informationen aufgezeichnet werden und genauer analysiert werden können. Hierdurch wird ein detaillierter Einblick in das Unternehmen möglich: Wie liquide ist das Unternehmen? Wo fallen die meisten Kosten an? Worauf muss in der Zukunft geachtet werden? Diese Informationen können einen wichtigen Beitrag zu einer effektiveren Entscheidungsfindung leisten.

Dateneingabe

Die Software für die digitale Buchhaltung ist in der Regel darauf ausgerichtet, dass Daten ohne großen Zeitaufwand und intuitiv eingegeben und verarbeitet werden können. Dies verbessert das Nutzererlebnis.

Kosteneinsparungen im Personalbereich

Falls ein Unternehmen die Buchhaltung zuvor hat manuell oder mithilfe mehrerer Programme durchführen lassen, können durch die Nutzung einer digitalen Buchhaltung Kosten eingespart werden, indem weniger Mitarbeiter für eine kürzere Zeitspanne in die Buchhaltung involviert werden müssen.

Schnelle Skalierbarkeit

Eine digitale Buchhaltung kann ohne Probleme mit einem expandierenden Unternehmen mitwachsen. Hierdurch bleiben dem Unternehmen kostenintensive Umstellungen auf alternative Softwareapplikationen erspart.

Datenschutz

Software zur digitalen Buchhaltung wird in der Regel von Unternehmen angeboten, welche in Bezug auf die Softwareentwicklung über spezialisierte Fachkenntnisse verfügen, sodass diese Unternehmen gut darauf vorbereitet sind, die Sicherheit der gespeicherten Daten zu gewährleisten.

Nachteile einer digitalen Buchhaltung

Gleichzeitig müssen bei der Nutzung von einer digitalen Buchhaltung in der Regel die folgenden Nachteile in Kauf genommen werden:

Möglicher Verlust von Daten

In der Theorie kann es dazu kommen, dass Daten, welche digital gespeichert wurden, durch z. B. einen Programmierfehler verloren gehen. Dieser Datenverlust kann einer Organisation einen großen Schaden zufügen.

Eingabe falscher Daten

Durch die Eingabe von inakkuraten und nicht authentischen Daten kann die Aussagekraft von Analysen und erstellten finanziellen Berichten beeinträchtigt werden.

Kosten

Durch den Erwerb und die notwendige Integration von Buchhaltung Software werden Kosten verursacht, welche auf die Bilanz drücken.

Softwareupdates

Falls sich das Unternehmen verändern sollte und sich daraufhin die an die Buchhaltung Software gestellten Anforderungen weiterentwickeln, ist es in der Regel notwendig, dass die Buchhaltung Software durch Updates modifiziert wird. Dies kann einen zeitlichen und finanziellen Aufwand erzeugen.

HitchDesk – Eine umfangreiche Softwareapplikation mit einer integrierten digitalen Buchhaltung

TenMedia hat erkannt, dass es sich für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen äußerst unpraktisch gestaltet, für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Softwareapplikationen anzuwenden. Deswegen hat TenMedia das ERP System HitchDesk entwickelt, welches alle relevanten Funktionen in einer einzelnen Softwareapplikation vereint. Damit Nutzer gleichzeitig nicht für Funktionen Kosten auf sich nehmen müssen, welche sie eigentlich gar nicht benötigen, wurde HitchDesk modular aufgebaut, wodurch HitchDesk von jedem Nutzer individuell auf die eigenen Bedürfnisse ausgerichtet werden kann. Die vom Nutzer zu tragenden Kosten können auf diese Weise erheblich reduziert werden. Beispielsweise kann sich ein Nutzer für die Module Ressourcenmanagement, Bewerbungsmanagement und Eventplanung entscheiden und alle anderen Funktonen streichen. Auch eine digitale Buchhaltung steht zur Auswahl! Sie können uns gerne kontaktieren, falls sich Ihnen noch weitere Fragen stellen oder Sie Anmerkungen vorbringen wollen!