Nutzung eines ERP-Systems: Wie Mehrwert geschaffen wird
Was ist eigentlich ein ERP-System?
Für die Definition dieses Begriffes lohnt es sich, erst einmal den Begriffsbestandteil ERP genauer unter die Lupe zu nehmen.
ERP ist die englische Abkürzung für Enterprice Resource Planning und bedeutet, dass die Ressourcen, die ein Unternehmen besitzt, gesteuert und verwaltet werden müssen. Erwähnte Ressourcen sind beispielsweise das Kapital und die Mitarbeiter*innen. Das Management übernimmt die Aufgabe der Steuerung dieser Ressourcen. Erreicht werden soll, dass Organisation und die Strukturen verbessert werden. Zudem kann durch gelungenes ERP die Anpassungsfähigkeit gegenüber anderer Unternehmen und den Markt trainiert werden. Ein weiteres Ziel von Enterprice Resource Planning ist, dass Geschäftsprozesse optimiert werden.
Soweit so gut, aber was stellt nun ein ERP-System dar?
Um den Überblick über alle Ressourcen, die in einem Unternehmen vorhanden sind, zu behalten, werden ERP-Systeme eingesetzt, die IT-gestützt sind und Softwarelösungen anbieten. Unterschiedliche Betriebsbereiche können somit ganz einfach und innerhalb einer Anwendung gesteuert und organisiert werden.
Wofür werden ERP-Systeme genutzt?
Um die große Bandbreite von ERP-Software deutlich zu machen, werden hier Anwendungsbeispiele aus verschiedenen Unternehmensbereichen vorgestellt:
- Finanzwesen: Für Buchhaltungen, Budgetierungen und Risikomanagement eignet sich ERP. Genauso gut können Analysen erstellt und ausgewertet werden.
- Warenwirtschaft: Innerhalb der Warenwirtschaft eignet sich ERP-Software für das Management von Beschaffungen, Bedarfsermittlungen, Lagerhaltungen, Bestellabwicklungen, Disposition oder Bewertung.
- Forschung und Entwicklung: ERP kann dafür eingesetzt werden, um das Wissensmanagement zu steuern, die Budgetkontrolle zu organisieren. Außerdem eignet es sich für Projektbewertung und Ressourcenplanung.
- Vertrieb: In diesem Bereich sind z.B. Angebotssteuerung, Auftragsbearbeitung und die Rechnungserstellung mit ERP managebar.
- Personalwesen: Für die Personalplanung und die Personalentwicklung und das digitale Bewerbermanagement kann ERP im Personalwesen verwendet werden.
Vorteile und Nachteile
Um herauszufinden, ob die Verwendung von einem ERP-System in Frage kommt, gilt auch hier das Für und Wider gründlich abzuwägen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Zentralisierung: Anstatt viele kleine Insellösungen zu verwenden, können Unternehmen auf eine gemeinsame Datenbasis zurückgreifen. | Zeit: Um individuelle Bedürfnisse innerhalb eines ERP-Systems zu implementieren, bedarf es vor allem Zeit. |
| Digitalisierung: Die Entscheidung für ein ERP-System bedeutet die Entscheidung für die Digitalisierung zu treffen. Sobald Daten langlebig im System gespeichert sind, werden Papier und Stauraum gespart. Außerdem dauert die Suche nach bestimmten Daten keine Ewigkeit mehr. | Fehlende Bereitschaft: Für viele Menschen ist die digitale Transformation nicht so einfach zu bewerkstelligen. Viele Angestellte fürchten sich vor Veränderungen ihrer Arbeitsabläufe, weil sie denken, den neuen Anforderungen nicht zu genügen. |
| Effizienzsteigerung: Durch die Standardisierung der Organisation und Abläufe sparen Unternehmen Zeit. Zudem werden Fehlerquoten minimiert. Auch das Thema Kosten ist relevant. Durch ERP-Systeme können Firmen bares Geld sparen. | Investition: Zumeist sind die Kosten für die Entwicklung, Implementierung und Wartung einer ERP-Software sehr hoch. |
| Gesamtüberblick: Dieser lässt sich durch ein ERP-System ganz leicht abrufen. Dies schafft Transparenz und erleichtert fundierte Entscheidungen zu treffen. | Abhängigkeit: Es muss klar sein, dass alle Mitarbeitenden und das Unternehmen von der implementierten Software abhängig ist, sobald sie zum Einsatz kommt. Für weitere individuelle Anpassungen danach, können weitere Kosten anfallen. |
Natürlich sollte jedes Unternehmen selbst einschätzen können, ob der Einsatz von ERP-Systemen hilfreich ist oder nicht.
Gerade die hohen Kosten können im ersten Moment sehr abschreckend wirken. Jedoch würde es keine ERP-Systeme geben, wenn sich eine höhere Investition dafür am Ende nicht auch auszahlen würde.